Proces nakupování: Základní pojmy

5.1.1 Proces nakupování: Základní pojmy

Ing. Leo Tvrdoň, Ph.D., ALog., Ing. Jaroslav Bazala, Ph.D., ALog. a kolektiv autorů

Z pohledu logistiky je možné nákup charakterizovat jako soubor manažerských a fyzických činností, jejichž základním cílem je zabezpečit veškeré výrobní a obchodní činnosti organizace požadovaným sortimentem výrobků a služeb v požadované kvalitě, v požadovaný čas a na požadované místo podle požadavků jejich zákazníků s přiměřenými náklady. Tady je potřeba konstatovat, že nákup musí úzce spolupracovat s dalšími úseky ve firmě – projektanti, výroba apod.

Nákup lze definovat jako řízení činností organizace spojených se zajištěním vstupů pro efektivní práci dalších procesů. Vzhledem k tomu, že organizace může poskytovat svým zákazníkům jen tak kvalitní produkty, jaké je schopna získat od svých dodavatelů, je nákup považován za stěžejní článek podnikatelských činností.

Zaměstnanci odpovědní za realizaci nákupních činností musí splňovat širokou škálu znalostí v různých oblastech (technické parametry produktů, legislativní požadavky, organizace, jazykové znalosti) a zároveň musí mít mimořádné osobní schopnosti (komunikativnost, vytváření a udržování mezilidských vztahů, vysoká morálka a loajalita k organizaci).

Předpokladem jejího úspěšného zvládnutí je:

• dokonalá znalost potřeb organizace,

• flexibilní analýza trhu,

• účelné řízení procesu navazující na vizi, strategii a cíle organizace,

• efektivní práce s dodavateli.

Pro svou podnikatelskou činnost firma potřebuje:

• zákazníky,

• finanční prostředky,

• pracovníky,

• suroviny, materiály, polotovary, díly, montážní skupiny apod.,

• paliva, energie,

• režijní materiály,

• obaly,

• výrobní a přepravní kapacity,

• ostatní služby.

Všechny činnosti nákupu jsou prováděny za konkrétním účelem, mají své odpovědné osoby, provádějí se plánovitě, lze je tedy vnímat jako proces a také je procesním způsobem řídit.

V praxi lze charakterizovat několik kategorií nakupovaných produktů, které se vyznačují natolik specifickými znaky, že jsou řízeny odděleně:

• materiál,

• služby,

• zboží.

Nakupování materiálu se týká jak předmětů, ze kterých podnik vytváří produkt (suroviny, vstupní materiály, polotovary, funkční celky), tak i náhradních dílů potřebných k opravám, kancelářských potřeb, pracovních ochranných pomůcek apod.

Nakupování služeb se týká energie, plynu, přepravních služeb, operací prováděných kooperanty, ostrahy, pojištění apod. V případě nákupu služeb od jiných subjektů je potřebná koordinace s vlastními výrobními kapacitami a kontrola kvality dodávaných prací.

Zvláštním typem služeb jsou expertní práce. Jedná se o práce, které jsou vysoce expertní, jejichž provedení má obvykle malý vliv na termínové plnění zakázky firmy, ale je nezbytné z hlediska jakosti nebo se týkají jiných procesů firmy. Jako příklady je možné uvést provádění speciálních zkoušek a kontrol (materiálové zkoušky), kalibrace měřidel, poradenské a školicí služby apod.

Nákup zboží se týká výrobků, které podnik kupuje za účelem dalšího prodeje.

Nakupování uvedených kategorií produktů je zpravidla řízeno odděleně, nezávisle. Je ale nutné mít na zřeteli, že při vyhodnocování efektivity procesu nakupování musíme posuzovat i jejich vzájemné vazby.

Charakteru jednotlivých položek se přizpůsobuje jak organizace nákupu, tak kritéria pro výběr dodavatelů i opatření k řízení dodavatelských rizik. Pro tyto účely je vhodné provést klasifikaci nakupovaných položek.

Gros a Grosová (2006) uvádějí matici, v níž jsou kombinovány tři charakteristiky položek:

• - situace na trhu s položkou (poměr mezi velikostí nabídky a poptávky),
• - význam nakupované položky pro firmu z hlediska ztrát při nedostatku…