Proces nakupování: Produkt procesu nakupování

5.1.4 Proces nakupování: Produkt procesu nakupování

Ing. Leo Tvrdoň, Ph.D., ALog., Ing. Jaroslav Bazala, Ph.D., ALog. a kolektiv autorů

Činnosti nákupu jsou prováděny za konkrétním účelem, mají své odpovědné osoby, provádí se plánovitě atd., lze je tedy vnímat jako proces (viz kapitola Úvodní informace) a procesním způsobem úspěšně řídit (viz kapitola Strategie nákupu, zvláště Proces řízení nákupu).

Co je ale produktem procesu nakupování? Odpověď, že je to nakoupený pro­dukt, není zcela správná.

Klíčem je definování vztahu nákupu k produktu společnosti a strategii vzhle­dem k zákazníkům: jestliže společnost staví na spolehlivosti a technické doko­nalosti svých výrobků (produktů), strategie nákupu tomu musí odpovídat. Jinak řečeno: Produktem nákupu je uspokojení potřeb firmy (nedostatek příslušných vlastních zdrojů). Nakoupený materiál je totiž firmě k ničemu, jestliže nespl­ňuje její požadavky na kvalitu, cenu, lhůtu a místo dodání. Proto se útvar ná­kupu nesmí soustředit na prostou realizaci své činnosti, aniž by zkoumal potřeby firmy a hledal jejich optimální řešení (má-li být firma ekonomicky efektivní v dlouhodobějším měřítku).

V kapitole Úvodní informace, se pracovalo s pojmem nakupovaný produkt. Co je tímto produktem, předmětem nakupování? Jestliže produktem může být hmotná věc (např. ocelová tyč) nebo něco nehmotného (např. práva - smlouva o výhradním zastoupení, licenční smlouva atd.), pak se jedná o cokoli, co firma nakupuje, tedy celou škálu produktů.

V praxi lze vysledovat určité kategorie nakupovaných produktů, které se vyznačují natolik specifickými znaky, že jsou řízeny odděleně:

• materiál,

• služby,

• expertní práce,

• zboží.

Uvedené dělení je pragmatické; je možné doplnit je o ekonomické pojmy dlouhodobý hmotný majetek, oběžná aktiva atd.

Z materiálu firma vyrábí svůj vlastní produkt. Protože základními znaky této skupiny je přetváření a zapracovávání, řadí se do ní také polotovary a funkční celky (agregáty). Dalším znakem této skupiny jsou vyžadované technické parametry, specifikace.

V současnosti se firmy neobejdou bez služeb jiných společností, ať již přepravních nebo výrobních (např. lakování nebo zinkování). Základním znakem této skupiny je potřeba koordinace s vlastními výrobními kapacitami a dozor nad kvalitou prováděných prací. Také zde jsou dalším znakem této skupiny vyžadované technické parametry, specifikace, obvykle v podobě technických standardů (norem), které mají být při výrobě dodrženy.

Existují určité typy nakupovaných služeb, obvykle vysoce odborných, které nelze zařadit do kategorie předchozí. Jejich provedení má obvykle velmi malý vliv na termínové plnění zakázky firmy, avšak je nezbytné z hlediska jakosti nebo se týká jiných procesů firmy. Typicky jsou to:

• provádění zkoušek a kontrol (např. materiálové zkoušky),

• kalibrace měřidel,

• poradenské a školicí služby.

Každá z předchozích kategorií se může stát předmětem směny jako zboží. Firma může nakoupit materiál a prodat jej, stejně tak služby. Perličkou je fungování finančních ústavů, pro které jsou zbožím peníze - prodávají tedy peníze za peníze.

Logistika se typicky zabývá materiálem a zbožím.

Obvykle se nakupování uvedených produktů řídí odděleně, nezávisle. To je naprosto samozřejmé a praktické, avšak je potřeba uvědomit si, že při vyhodnocování efektivity procesu nakupování jednotlivé kategorie nelze posuzovat odděleně, bez posouzení jejich vzájemných vazeb! A to bývá velmi problematické už jen z důvodu, že každá kategorie se v účetnictví firmy typicky objevuje na různých, nezávislých účtech.

Lze také předpokládat, že pro nákup produktů z uvedených kategorií bude velmi obtížné použít metodu jedinou.

Osvědčuje se před uplatněním dalších řídících metod (např. analýza ABC v kapitole 5.2.2, analýza informací o dodavatelích) provést prvotní rozdělení podle vhodných kritérií. Těmi mohou být například:

• vliv nakupovaného produktu na znaky jakosti vlastního produktu;

• vztah nakupovaného produktu ke strategii firmy

• vliv nakupovaných produktů na náklady firmy.

Položky, které jsou předmětem nákupu, je potřeba strukturovat podle různých kritérií. Jinak se přistupuje k nákupu surovin nebo kancelářských potřeb, jinak při nákupu energií nebo služeb. Jinak probíhá rozhodování o operativním nákupu režijních položek, jinak o nákupu strategických položek a investičních celků.

Při nákupu je možné využít Paretova principu (metoda ABC), kdy jsou položky rozděleny do skupin podle konkrétních charakteristik, např. podle podílu na celkových výdajích, kdy:

• skupinu A tvoří nízký počet nakupovaných položek (např. 15%), na jejichž nákup vynakládá firma nejvíce výdajů (70 – 80%),

• ve skupině B může být např. 35% položek, které mají už nižší podíl na celkových výdajích,

• skupinu C tvoří zbývající položky (50%), kterých je nejvíce, ale s nízkými výdaji.

Při uplatňování diferencované nákupní strategie je třeba brát v úvahu také vliv případného nedostatku nakupované položky. V tomto případě položky můžeme dělit na:

• nepostradatelné – jejich nedostatek přímo ohrožuje firmu,

• postradatelné – jejich nedostatek neohrožuje hlavní činnosti firmy.

Velmi významným faktorem při realizaci nákupu je schopnost přesné předpovědi budoucí spotřeby. Zde je možnost využít analýzu XYZ, kdy:

• skupina X obsahuje položky s pravidelnou spotřebou, které je možné předpovědět s velkou přesností,

• skupina Y obsahuje položky, u kterých dochází k výkyvům ve spotřebě, ale je možné tyto položky s určitou pravděpodobností předpovědět,

• skupina Z obsahuje položky, které mají velmi nepravidelnou spotřebu a jejich předpověď je obtížná.

Dalším hlediskem je vliv kvality položky na kvalitu výrobků. V praxi jsou obvykle používané skupiny:

• položky s mimořádným vlivem na jakost výrobků – v řadě případů je jakost položky prioritním ukazatelem i za cenu vyšších nákladů,

• položky se standardním vlivem na jakost výrobků – jde například o pevná paliva, ropa apod.,

• položky, jejichž kvalita málo, nebo vůbec neovlivňuje kvalitu konečných výrobků – pomocné materiály, kancelářské potřeby apod.

Další klasifikací může být vztah mezi nakupovanou položkou a hlavní činností firmy:

• přímý materiál – je používán přímo ve výrobním procesu, vstupuje do hotového výrobku a bez něj nelze výrobek vyrobit,

• pomocný materiál – nevstupuje do hotového výrobku, ale je potřebný pro realizaci výroby.

Popis firmy: Firma MONSEPO, s. r. o.; Montáže a servis počítačů se zabývá montáží, dodávkou s realizací servisu počítačů, datových sítí a jejich správou pro úzký okruh specifických zákazníků především municipalit (obecní úřady,…