5.3.7
Paušalizace cestovních náhrad
Ing. Karel Janoušek
Účel paušalizace
Účelem paušalizace cestovních náhrad je zjednodušení vyúčtování těchto náhrad u zaměstnanců, kteří jsou pravidelně vysílání na pracovní cesty za převážně přibližně stejných podmínek (do stejných míst, na stejně dlouhou dobu, stejným dopravním prostředkem apod.).
Zaměstnavatel může podle § 182 zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce (ZP), zaměstnanci poskytovat formou paušálu jeden, více anebo všechny druhy cestovních náhrad. Paušální částku lze sjednat anebo ji zaměstnavatel může stanovit vnitřním předpisem, příp. individuálním písemným určením, a to jako měsíční anebo denní náhradu.
Formou paušálu nelze stanovit dílčí část některého druhu cestovních náhrad. Zaměstnavatel tak nemůže stanovit např. nějaký koeficient, kterým budou násobeny kilometry ujeté soukromým vozidlem na pracovní cestě. Může však stanovit paušálem náhradu jízdních výdajů za použití vozidla zaměstnavatele, tzn. základní náhradu a náhradu za spotřebované PHM jako celek.
Výpočet paušálu
Z uvedeného ustanovení zákoníku práce je zřejmé, že při určení výše paušální částky se vychází z průměrných podmínek rozhodných pro poskytování cestovních náhrad skupině zaměstnanců anebo konkrétnímu zaměstnanci, ze skutečné výše cestovních náhrad a z očekávaných průměrných výdajů.
Paušalizovat obecně znamená stanovit něco průměrem, přičemž průměr musí být vždy stanoven z dostatečně velké skupiny homogenních hodnot, tzn. hodnot, které:
-
jsou zjištěny za dostatečně dlouhou dobu,
-
se týkají příslušné osoby nebo skupiny osob,
-
časově, prostorově a věcně souvisejí,
-
jsou zjištěny za stejných podmínek,
-
jsou očištěny o extrémní hodnoty.
Jinak nebude vypočtený průměr spolehlivý a použitelný.
Výši paušálu tak zaměstnavatel stanoví podle průměrných podmínek rozhodných pro poskytování cestovních náhrad z předchozích období, tj. např. z průměrné doby trvání pracovních cest příslušných zaměstnanců, z průměrných náhrad za ubytování poskytovaných v předchozím období těmto zaměstnancům, z průměrné výše nutných vedlejších výdajů, z průměrné výše jízdních výdajů apod., příp. také z očekávaných průměrných výdajů.
Sjednání anebo určení konkrétní paušální částky musí být provedeno písemnou formou tak, aby bylo jednoznačně zřejmé, kterých zaměstnanců (jmenovitě, profesních skupin apod.) se paušalizace týká, o které druhy náhrad přitom jde (paušalizovat není nutno všechny druhy náhrad), zda jde o denní anebo měsíční paušál a jak bude jeho vyplácení příslušným zaměstnancům (do kolika dnů po stanoveném období, v hotovosti, při vyúčtování mzdy apod.) prováděno. Současně musí být stanoven způsob krácení paušálu za dobu, kdy zaměstnanec nevykonává práci (při nepřítomnosti zaměstnance v práci např. z důvodu dovolené, nemoci apod.).
Způsob stanovení výše paušálních částek jednotlivých druhů náhrad musí být zaměstnavatel schopen kdykoliv předložit (a zdůvodnit) zaměstnanci i kontrolnímu orgánu.
Změny paušálu
Vzhledem k měnícím se podmínkám by měl zaměstnavatel alespoň jednou za rok (zdaňovací období) stanovený paušál přezkoumat, tzn. ověřit, zda se nezměnily podmínky, za kterých bylo o poskytování cestovních náhrad formou paušálu rozhodnuto a částky paušálních náhrad vypočteny, a pokud ano, pak rozhodnutí změnit tak, aby odpovídaly nové situaci. Tzn. že tak musí učinit, dojde-li např. ke změně místa výkonu práce, stanoveného dopravního prostředku, času potřebného pro uskutečnění příslušných pracovních cest, cen jízdného, ubytování, pohonných hmot, výše sazeb stravného apod.
Poskytování cestovních náhrad zaměstnancům formou paušálu však neznamená, že zaměstnanci již nemusejí být prokazatelně vysíláni na pracovní cesty, že nemusí být vedena evidence pracovních cest apod. Evidence pracovních cest je např. jedním z podkladů pro…
