Ukázky oblastí analýzy průběžné doby a vhodných technik

7.5.3 Ukázky oblastí analýzy průběžné doby a vhodných technik

Ing. Leo Tvrdoň, Ph.D., ALog., Ing. Jaroslav Bazala, Ph.D., ALog. a kolektiv autorů

Analýzu průběžné doby usnadňují vhodně zvolené techniky. Jde zejména o techniky grafické, které mají vizualizační efekt. Některé z těchto technik jsou navíc užitečné tím, že v jejich postupu je obsažen určitý úhel pohledu (filosofie), který vede uživatele k získání a zvýraznění poznatků, které by jinak unikaly jeho pozornosti. Jde zejména o pojmenování a odhalení ztrát obsažených v průběžné době.

Srovnání průběžné doby se vzorem poskytuje informace o rozdílu ve výkonnosti organizací. Hlubší benchmarkingová analýza zaměřená na organizaci a řízení procesů slouží k odhalení nejlepších praktik a k získání podnětů ke zlepšení.

Lze se srovnávat s nejlepším podnikem v oboru, s bezprostředním konkurentem, avšak také s obdobnou organizací v rámci téže korporace, anebo i mezi vnitřními organizačními jednotkami podniku (například mezi místně rozptýlenými pobočkami). Srovnání struktury průběžné doby lze provést dokonce i mezi organizacemi, které působí v různých oborech, neboť i v tomto případě nalezneme některé srovnatelné činnosti, jako je přiřazování zakázek ke zpracování, nákup materiálu, finanční vypořádání zakázek apod.

Organizace A a B provádějí opravy. Charakter opravovaných produktů se liší u obou organizací. V procesu realizace objednávky zákazníka lze rozlišit tyto části:

1. čekání přijaté objednávky na zařazení ke zpracování,

2. příprava opravy,

3. provedení opravy,

4. vystavení faktury.

V následujících diagramech jsou patrné rozdíly obou organizací:

a) v délce průběžné doby realizace objednávek,

b) v podílu jednotlivých složek průběžné doby.

Organizace A dosahuje delší celkové realizační doby než organizace B, avšak u činnosti "provedení opravy" dosahuje jen zhruba poloviční doby (5 dnů u organizace A, 8 dnů u organizace B), v procentním vyjádření podílu doby "provedení opravy" je rozdíl ještě výraznější (25 % u organizace A, 53 % u organizace B).

Lze sice namítnout, že právě u činnosti "provedení opravy" nemusejí být obě organizace srovnatelné, neboť rozdíly mohou pramenit z odlišností ve specializaci (každá z nich může být specializována na opravy jiného výrobkového oboru). Avšak přesto by činnost "provedení opravy" u organizace B zasluhovala podrobnější rozbor, neboť v ní mohou být obsaženy skryté ztráty času.

Co však u obou organizací srovnávat lze, jsou doby čekání na zařazení objednávek ke zpracování a také činnosti při vystavování faktur. Doba čekání je obecně značně ovlivněna metodikou plánování, napjatostí kapacit, úrovní řízení zásob pro opravy apod. To jsou všechno faktory, které jsou jen málo závislé na oboru činnosti. Obdobně je proces zpracování informací o provedené opravě a vystavování faktur ovlivněn úrovní vedení prvotní evidence, úrovní spolupráce mezi opravářskou dílnou a účtárnou, vyspělostí informačního systému apod.

Jak doba čekání, tak doba vystavování faktur mají u organizace A téměř dvojnásobný podíl na průběžné době ve srovnání s organizací B. Dlouhá doba čekání na opravu může organizaci A ohrozit v konkurenci, doba vystavování faktur oddaluje okamžik zaplacení. V obou těchto oblastech by tedy organizace A měla hledat podněty pro zlepšení i přesto, že organizace nemají totožný předmět činnosti.

Proměnlivost délky průběžné doby u daného produktu je způsobena množstvím vlivů, jako je kvalifikace pracovníků, pracovní morálka, poruchy zařízení, problémy v dopravě, výskyt zmetků apod. Teorie rozlišuje dvě skupiny vlivů způsobující proměnlivost chování procesů:

• náhodné vlivy, které vedou ke stále stejné pravděpodobnosti výskytu jednotlivých délek průběžné doby,

• vymezitelné vlivy, v jejichž důsledku se průběh procesu stává nepředvídatelným.

Ze statistických údajů o době trvání procesů lze zjistit:

• střední hodnotu průběžné doby,

• odchylky od střední hodnoty průběžné doby (nejkratší a nejdelší dosaženou dobu, průměrnou odchylku, směrodatnou odchylku či rozptyl),

• celkové rozložení výskytů jednotlivých délek průběžné doby.

Na obrázku je naznačeno, jaké informace lze získat zpracováním údajů o variabilitě průběžné doby procesů, které na sebe navazují.

Variabilita průběžné doby navazujících procesů

Předpokládejme, že hodnoty na…